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Python办公自动化,批量生成请假条
2021-03-05
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来源:早起Python

作者:刘早起

大家好,我是早起。

在之前的办公自动化系列文章中,曾经介绍过很多将Excel指定字段提取到Word模版中指定位置的案例

从Excel到Word批量制作合同

在上述案例中,都要求有一个现成的Word模版才可以执行,那么如果现在没有Word模版,要求针对Excel指定内容批量生成Word该如何实现?

本文就将基于一个真实的办公案例进行讲解如何提取Excel内容并创建Word,主要将涉及以下三个知识点

openpyxl 读取 Excel 文件python-docx 写入 Word 文件python-docx 各类样式的设计和调整

需求描述

你是公司的底层小虾米,前段时间收集了公司各个部门的请假信息汇总表如下:

Python办公自动化,批量生成请假条

现在你需要根据表格中每个人的信息依次生成各自的请假条如下:

Python办公自动化,批量生成请假条

需求的特殊性在于没有现成的模板,因此需要在代码中同时完成模板的制作和文字、段落样式设计。

比较复杂的文字版面更建议直接设计好模板,以及确定好程序识别位置的定位符,详细内容可以参考之前的教程:批量生成合同

逻辑分析

整个需求的实现逻辑很简单,主要分为以下 2 步:

获取 Excel 文件中每一行的信息,提取 5 个参数;结合获取的参数设计请假条样式并输出

逻辑并不困难,但是复杂的地方在于用代码输出请假条的过程,包括加粗、字号、下划线等等。

代码实现

需求中的请假信息汇总表为 Leave.xlsx,已放链接供练习下载 首先读取请假信息表,尝试获取除表头外实际信息的 5 个参数:

from openpyxl import load_workbook

path = r'C:xxx' # 路径为Excel 文件所在的位置,可按实际情况更改
 workbook = load_workbook(path + r'Leave.xlsx')
sheet = workbook.active

n = 0 for row in sheet.rows:
    if n:
        for cell in row:
            print(cell.value)
    n += 1

通过 for row in sheet.rows 和 for cell in row 就可以迭代 Excel 中有数据的每个单元格了。

循环体中加上对 n 的判断是为了跳过表头 如果让输出更加直观可以稍微修改上面的代码:

n = 0 for row in sheet.rows:
    if n:
        for cell in row:
            print(cell.value, end=', ')
        print('')
    n += 1
Python办公自动化,批量生成请假条

信息已经获取到了,但我们也发现申请日期是 datetime 形式,因此我们需要利用 datetime 库获取其中的日期成分,也可以转化为字符串后利用空格切片:

n = 0 for row in sheet.rows:
    if n:
        name = row[0].value         department = row[1].value         
reason = row[2].value         days = row[3].value         
date = str(row[4].value).split()[0]
        print(name, department, reason, days, date)
    n += 1
Python办公自动化,批量生成请假条

提取到信息后就可以在循环体内建立个“请假条函数”,即把每条记录的 5 个变量传入函数,在函数中生成完整请假条并保存,即修改成如下形式:

def request_for_leave(name, department, reason, days, date):
    pass

n = 0 for row in sheet.rows:
    if n:
        name = row[0].value         department = row[1].value         
reason = row[2].value         days = row[3].value   date = str(row[4].value).split()[0]
        request_for_leave(name, department, reason, days, date)
    n += 1

生成请假条中,首先导入依赖的库 python-docx 以及跟样式设置有关的相应方法:

# 读取 Word 文件 from docx import Document # 文件涉及段落样式修改 from docx.enum.text 
import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT # 文件涉及文字样式修改:颜色修改、字号调整 from docx.shared 
import RGBColor, Pt # 设置中文字体 from docx.oxml.ns import qn

接下来就是依次添加各部分的内容和样式,因为全文的字体均为楷体,可以在函数体的最末尾一并修改。首先实例化文件后添加“请假条”:

def request_for_leave(name, department, reason, days, date):     doc = Document()
    heading_1 = '请 假 条'     paragraph_1 = doc.add_heading(heading_1, level=1)
    # 居中对齐     paragraph_1.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER
    # 标题要打,单独修改较大字号     for run in paragraph_1.runs:
        run.font.size = Pt(17)

如果对上面的代码单独输出会发现标题颜色是蓝色,这是以 .add_heading() 添加标题默认的颜色。

最后也可以统一修改 对于“尊敬的领导:”这一行基本同理,但不需要修改字号:

    greeting_word = '尊敬的领导:'     paragraph_2 = doc.add_paragraph(greeting_word)

接下来是核心请假条的正文了,从需求中的样式上可以看出,整句话中有一些文字块是固定的,包括 “本人” “、所在部门” “,由于” “需请假” “天。”,而几个文字块之间的信息是根据不同人的情况而不同,并且需要添加下划线

简单的逻辑就是将参数对应的文字块添加好下划线之后,和固有不变的变量进行拼接,就可以形成完整的段落了:

    word_1 = "    本人"     word_2 = ",所在部门"     word_3 = ",由于"     
word_4 = ",需请假"     word_5 = "天。"     paragraph_3 = doc.add_paragraph()
    paragraph_3.add_run(word_1)
    paragraph_3.add_run(name).underline = True     paragraph_3.add_run(word_2)
    paragraph_3.add_run(department).underline = True     paragraph_3.add_run(word_3)
    paragraph_3.add_run(reason).underline = True     paragraph_3.add_run(word_4)
    paragraph_3.add_run(str(days)).underline = True     paragraph_3.add_run(word_5)
    # 设置下划线     paragraph_3.paragraph_format.line_spacing = 1.5

代码中 .underline = True 就是对参数对应的文字块添加下划线 接下来的申请人和日期填写就和上面基本类似。

比较大的区别在于添加了一行新的命令 paragraph.alignment =
WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT
, 这行命令能够将这两个段落右对齐

    word_6 = '申请人:'     paragraph_4 = doc.add_paragraph()
    paragraph_4.add_run(word_6)
    paragraph_4.add_run(name).underline = True
    paragraph_4.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT

    word_7 = '日期:'     sign_date = "{}年{}月{}日".format(date.split('-')[0], 
date.split('-')[1], date.split('-')[2])
    paragraph_5 = doc.add_paragraph()
    paragraph_5.add_run(word_7)
    paragraph_5.add_run(sign_date).underline = True
    paragraph_5.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT

最后就是统一修改字体为楷体,中文字体修改比较麻烦,不像英文字体只需要指定如 run.font.name = 'Arial' 就可以,需要额外的几行代码。最后记得保存:

    for paragraph in doc.paragraphs:
        for run in paragraph.runs:
            # 统一修改颜色             run.font.color.rgb = RGBColor(000)
            run.font.name = '楷体'             r = run._element.rPr.rFonts
            r.set(qn('w:eastAsia'), '楷体')

    doc.save(path + "{}-请假条.docx".format(name))

运行上述代码即可针对每个人产生相应的请假条:

Python办公自动化,批量生成请假条

至此,我们就成功利用Python实现了开头的需求,解放双手。注意本案例同样适用于邀请函、证明等各类文书的制作,大家可以举一反三。

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