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用Excel合并会计报表

2015-09-15

用Excel合并会计报表

利用Execl汇总报表的方法，但每次都要把下属单位的报表数据手工输入子报表中，如果下属单位较多，每次都这样操作甚是麻烦。下面介绍我在实际工作中摸索出的一种合并会计报表的方法：利用Execl可以在不同的工作簿文件中建立链接关系的功能来合并报表。这种方法可一劳永逸解决每次手工输入的问题，只要每次将下属单位的报表文件拷贝到指定的目录下，就轻松完成了报表合并！
      　　应用此法的前提是：所有的下属单位上报的报表都是Excel格式的工作簿文件，具体上报文件可以用磁盘或E-mail方式传送文件。此法的思路是：建立一个汇总工作簿，第一张表为汇总工作表，其后是各个下属单位的分表；把下属单位传送来的报表文件存放在指定的目录中，再将汇总工作簿中的分表和指定目录中对应下属单位的工作簿文件建立链接关系(将下属单位的报表数据引用到对应的分表中)；最后将汇总工作簿的分表数据用求和函数汇总到汇总工作表中，形成汇总报表。
      　　1.给每个单位上报的报表文件指定文件名。如：A1.xls、A2.xls……并把下属单位的报表文件存放在指定的目录。
      　　2.建立汇总工作簿。在其中建立1+N张工作表，“1”表示第一张是汇总工作表，“N”表示下属单位的个数，有N个下属单位就建立N张分表。然后将下属单位报表的格式，用“选择性粘贴”→“格式”，复制到分表中。这是为了防止在建立分表和对应的下属单位工作表的链接时，因两个工作表的格式不同，而在分表中产生链接值为零的单位格。
      　　3.建立分表与各单位报表文件的链接关系。先打开一个下属单位的工作簿文件，选中待汇总工作表中的有效单元格(注意：不是工作表中所有的单位格，如果不幸你将分属不同文件的两个工作表中的所有单位格建立了链接关系，那么你的电脑必定死机！)复制下来，再打开汇总报表工作簿中该单位所属的子表，在左上第一个单位格上单击右键，选择“选择性粘贴”，在弹出的对话框中点击“粘贴链接”，就建立了该单位报表与所属子表之间的对应链接关系。链接的下属单位报表文件作了任何改变，都会立即在所对应的分表中反映出来。然后，对其它的单位的报表和所属子表如法建立对应链接关系。
      　　4.将分表数据汇总到汇总工作表中。用《Excel在会计中的应用》一文中介绍的方法在第一张汇总工作表中建立汇总的函数关系。(函数公式为：“=SUM('A1:An'!Xn)”：“SUM”为求和函数，“A1”表示要汇总的第一张工作表名，“An”表示要汇总的最后一张工作表名，“Xn”表示要汇总的单元格。)